El teletrabajo ha dejado de ser una solución excepcional para convertirse en una forma habitual de organización. Para muchas empresas representa flexibilidad, ahorro de tiempo y mayor capacidad para atraer talento. Sin embargo, también traslada una parte importante de la actividad fuera del entorno controlado de la oficina.
Cuando una persona trabaja desde su domicilio, desde una segunda residencia o durante un desplazamiento, el perímetro de riesgo de la empresa se amplía. La información corporativa circula por nuevas redes, los equipos salen de las instalaciones y resulta más difícil supervisar aspectos relacionados con la seguridad, la salud laboral o la protección de datos.
Muchos de estos riesgos no se perciben hasta que se produce un incidente. Por eso, proteger el teletrabajo exige algo más que facilitar un ordenador portátil y permitir el acceso remoto.
La empresa también está presente fuera de la oficina
El hecho de que el trabajo se realice desde un domicilio no elimina las responsabilidades de la empresa. La actividad continúa desarrollándose por cuenta de la organización, utilizando sus sistemas, manejando información corporativa y prestando servicios a clientes.
La normativa española sobre trabajo a distancia contempla, entre otros aspectos, la dotación y el mantenimiento de los medios necesarios, la compensación de determinados gastos, la prevención de riesgos laborales, la protección de datos y el derecho a la desconexión digital.
Esto implica que la empresa debe definir cómo se desarrolla el teletrabajo, qué equipos se utilizan, quién se encarga de mantenerlos y qué medidas deben aplicarse para proteger la información. También debe evaluar los riesgos asociados al puesto, prestando atención a factores ergonómicos, organizativos y psicosociales.
Un acuerdo de teletrabajo bien planteado ayuda a establecer estas condiciones, pero debe ir acompañado de procedimientos reales y conocidos por toda la plantilla.
Ciberseguridad: el perímetro empresarial se hace más grande
En una oficina, la empresa puede controlar la red, los dispositivos, las actualizaciones y los accesos a sus sistemas. Cuando parte de la plantilla trabaja a distancia, entran en juego conexiones domésticas, redes compartidas y entornos sobre los que existe un menor control.
Una contraseña débil, un router sin actualizar o la conexión a una red wifi pública pueden facilitar un acceso no autorizado. También aumenta la exposición a correos fraudulentos, suplantaciones de identidad y ataques diseñados para conseguir credenciales corporativas.
El riesgo se agrava cuando el personal utiliza aplicaciones no autorizadas para enviar archivos, almacena documentos en servicios personales o accede a información sensible desde dispositivos compartidos con otros miembros de la familia.
La protección debe combinar medidas tecnológicas y formación. La autenticación multifactor, las conexiones seguras, el cifrado, las copias de respaldo y la actualización de los sistemas son importantes, pero no suficientes si las personas no saben identificar un mensaje sospechoso o comunicar rápidamente un incidente.
Una política de teletrabajo debería indicar con claridad qué herramientas pueden utilizarse, cómo debe almacenarse la información y a quién hay que avisar ante una pérdida, un acceso extraño o un posible fraude.
Equipos informáticos: ¿quién responde ante una avería o un daño?
Los ordenadores portátiles, monitores, teléfonos móviles y otros dispositivos corporativos pasan a utilizarse en espacios que no dependen directamente de la empresa. Esto incrementa la posibilidad de caídas, golpes, derrames de líquidos, daños eléctricos, robos o pérdidas durante un desplazamiento.
También pueden surgir dudas cuando un equipo de empresa causa daños a otros bienes o cuando un dispositivo personal utilizado para trabajar sufre una avería. No todas las situaciones quedan cubiertas automáticamente por el seguro del hogar de la persona trabajadora ni por las pólizas de la empresa.
Por este motivo, conviene mantener un inventario actualizado de los dispositivos entregados y establecer normas sobre su utilización, conservación, transporte y devolución. La empresa debería conocer igualmente qué póliza respondería si un portátil corporativo es robado fuera de las instalaciones, sufre daños en un domicilio o deja de funcionar como consecuencia de una sobretensión.
La utilización de dispositivos personales, conocida como BYOD, puede resultar cómoda, pero mezcla información profesional y privada en un mismo equipo. Si se permite esta práctica, deben establecerse requisitos de seguridad, separación de datos y acceso remoto, así como un procedimiento para eliminar la información corporativa cuando termine la relación laboral o se sustituya el dispositivo.
Protección de datos y confidencialidad
Teletrabajar no modifica las obligaciones de la empresa en materia de protección de datos. Los documentos con información personal, financiera, laboral o comercial deben mantenerse protegidos con independencia del lugar desde el que se consulten.
El riesgo no se limita a los ataques informáticos. Una videollamada escuchada por terceras personas, un documento impreso que queda a la vista o una pantalla visible en un espacio compartido también pueden provocar una pérdida de confidencialidad.
La Agencia Española de Protección de Datos recomienda emplear soluciones fiables, evitar aplicaciones sin garantías suficientes y establecer canales claros para comunicar cualquier incidente que pueda afectar a datos personales.
Además de la formación, resulta aconsejable aplicar permisos de acceso ajustados a las funciones de cada persona. No toda la plantilla necesita consultar la misma información. Limitar los privilegios reduce las consecuencias de un error humano, una cuenta comprometida o el extravío de un equipo.
Prevención de riesgos laborales y derecho a la desconexión
Los riesgos del teletrabajo no son exclusivamente tecnológicos. Una mesa inadecuada, una mala postura, la falta de pausas o una iluminación deficiente pueden causar molestias musculares, fatiga visual y otros problemas de salud.
También existen riesgos organizativos y psicosociales. La ausencia de límites claros entre la jornada y la vida personal puede favorecer la prolongación del horario, la fatiga informática, el aislamiento o la sensación de disponibilidad permanente.
La evaluación preventiva debe tener en cuenta las características del puesto y la zona habilitada para trabajar. Al mismo tiempo, la organización debería establecer horarios, descansos, canales de comunicación y criterios de disponibilidad suficientemente claros.
El derecho a la desconexión digital forma parte de esta protección. El teletrabajo no significa que una persona deba responder correos o mensajes a cualquier hora. Una política interna de desconexión ayuda a ordenar las comunicaciones y a prevenir hábitos perjudiciales tanto para la plantilla como para la propia empresa.
Daños a terceros y responsabilidad empresarial
Un incidente ocurrido durante el teletrabajo puede afectar a clientes, proveedores y otras personas. La pérdida de información confidencial, el envío de un archivo infectado, una interrupción del servicio o un error profesional pueden generar perjuicios económicos y reclamaciones.
En estos casos pueden intervenir diferentes seguros: responsabilidad civil general, responsabilidad civil profesional, daños a equipos, pérdida de beneficios o ciberriesgos. Sin embargo, las coberturas dependen de las condiciones de cada póliza.
Es importante comprobar si los seguros contemplan expresamente el trabajo a distancia, la utilización de equipos fuera de las instalaciones, los accesos remotos y la actividad desarrollada desde distintos lugares. También deben revisarse los límites, las franquicias y los procedimientos de comunicación de incidentes.
Un ciberseguro puede proporcionar apoyo técnico y jurídico ante determinados ataques, brechas de seguridad o interrupciones, pero no sustituye a las medidas preventivas. Del mismo modo, una póliza multirriesgo empresarial puede proteger equipos y otros bienes, aunque es necesario confirmar su ámbito territorial y las condiciones aplicables cuando salen del centro de trabajo.
Cómo reducir los riesgos del teletrabajo
Una gestión eficaz comienza por conocer cómo trabaja realmente la plantilla. Conviene identificar los dispositivos utilizados, los sistemas a los que se accede, el tipo de información que se maneja y los lugares desde los que se desarrolla la actividad.
A partir de ese análisis, la empresa puede establecer una política clara, proporcionar herramientas seguras, mantener los equipos actualizados y formar periódicamente al personal. También resulta fundamental contar con un protocolo de actuación que permita reaccionar con rapidez ante un robo, una avería, un acceso sospechoso o una posible brecha de datos.
La protección aseguradora debe revisarse cuando cambia la forma de trabajar. Una póliza diseñada para una empresa cuya actividad se concentraba en una oficina puede haber quedado desactualizada si ahora parte de la plantilla trabaja habitualmente desde otros lugares.
Proteger una forma de trabajo que sigue evolucionando
El teletrabajo ofrece ventajas importantes, pero también crea riesgos que pueden pasar inadvertidos. Equipos desplazados, redes domésticas, información fuera de las instalaciones y nuevas responsabilidades forman parte de una realidad empresarial que necesita prevención y coberturas adaptadas.
En Bureau Brokers analizamos la actividad de cada empresa, su modelo de trabajo y los riesgos a los que está expuesta. Te ayudamos a revisar tus seguros y a encontrar soluciones adecuadas para proteger los equipos, la información, la responsabilidad y la continuidad del negocio.
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